หลายคนคงเคยเจอกับปัญหาการส่งอีเมลล์ให้ผิดคน แล้วจะทำอย่างไรดี ? วันนี้เรา มีวิธีแก้ปัญหาด้วยตนเองเบื้องต้นมาฝาก นั่นคือ Function Recall โดยเราจะแนะนำวิธีใช้ Function Recall ใน Outlook ตั้งแต่ Version 2003 เป็นต้นมาครับ แต่ก่อนจะไปพบกับขั้นตอนการใช้ Function Recall เราขออธิบาย Function Recall คร่าว ๆ ก่อนนะครับ
" Function Recall เป็น Function ที่มากับ Microsoft Outlook เท่านั้น ไม่สามารถใช้ได้กับ Mail Client ค่ายอื่น ๆ "
Function Recall คือฟังก์ชั่นใช้สำหรับเรียกคืน E-mail ที่ส่งผิดไป ให้กลับมาหากเป็น E-mail ภายในองค์กรเดียวกัน เช่น Ex1@ar.co.th ส่งผิดไปหา Ex2@ar.co.th หากผู้รับยังไม่ได้เปิดอีเมลล์อ่านทางระบบก็จะสามารถเรียก Email กลับมาได้แบบเต็มรูปแบบ แต่หากคนปลายทาง เปิดอ่าน แล้ว ก็จะมีอีเมลล์ไปแจ้งทางผู้รับแทนว่าเมลล์เมื่อสักครู่ที่ท่านได้อ่านเป็น Email ที่ส่งผิดและผู้ส่งได้ทำการ Recall หรือเรียกคืน Email ที่ส่งผิดแล้ว
แต่หากเป็น กรณีที่ใช้ E-mail ส่ง ออกไปที่ ภายนอกองค์กร เช่น Ex1@ar.co.th ส่งไปหา Ex@ex.travel เมื่อทำการ Recall ก็จะไม่สามารถเรียกคืน Email ได้ไม่ว่ากรณีใด ๆ แต่เมื่อใช้ Function Recall ระบบจะทำการส่ง E-mail แจ้งไปยังผู้รับ แทนเพื่อบอก ว่า E-mail ที่ส่งไปนั้นเป็น E-mail ที่ผู้ส่งได้ทำการ _Recall แทน
Function Recall ใน “Outlook 2003” สำหรับการเรียกคืน E-Mail
แต่หากเป็น กรณีที่ใช้ E-mail ส่ง ออกไปที่ ภายนอกองค์กร เช่น Ex1@ar.co.th ส่งไปหา Ex@ex.travel เมื่อทำการ Recall ก็จะไม่สามารถเรียกคืน Email ได้ไม่ว่ากรณีใด ๆ แต่เมื่อใช้ Function Recall ระบบจะทำการส่ง E-mail แจ้งไปยังผู้รับ แทนเพื่อบอก ว่า E-mail ที่ส่งไปนั้นเป็น E-mail ที่ผู้ส่งได้ทำการ _Recall แทน
Function Recall ใน “Outlook 2003” สำหรับการเรียกคืน E-Mail
1. ไปที่ Sent Item กด Double Clicks ที่ E-mail ฉบับที่ต้องการจะเรียกคืน
2. Clicks เลือกเมนู Action เลือก Recall This Message
2. Clicks เลือกเมนู Action เลือก Recall This Message 
3. เมื่อกดเลือก Recall This Message แล้วจะมีหน้าต่างขึ้นให้เลือก 2 ตัวเลือก :
ตัวเลือกที่ 1 จะทำการลบ E-mail ที่ Recall ถาวรเลยหรือไม่
ตัวเลือกที่ 2 จะเอา E-mail นั้น กลับมาแก้ไขและส่งใหม่
โดยใน ต.ย. นี้เราจะทำการ Recall แบบลบถาวร
4.เมื่อกด OK แล้วระบบจะขึ้น Message สั้น ๆ ว่าเราได้ทำการกด Recall Message แล้ว
5. จากนั้นรอ E-mail แจ้งสถานะว่าเราสามารถ Recall E-mail สำเร็จหรือไม่
5.1 รูปนี้คือ E-mail แจ้งเตือนว่าสามารถทำการ Recall E-mail สำเร็จ
5.2 รูปนี้คือ E-mail แจ้งเตือนว่าไม่สามารถ Recall ได้สำเร็จ โดยสาเหตุที่ทำให้ Recall ไม่สำเร็จก็มีหลายสาเหตุ เช่น ฝ่ายผู้รับเปิด E-mail อ่านไปแล้ว หรือ ผู้รับไม่ได้ใช้ Outlook
Function Recall “Outlook 2007” สำหรับการเรียกคืน E-Mail
1. ใน Outlook version 2007 ก็เช่นเดียวกับ version 2003 เมื่อเราต้องการใช้ Function Recall Message
ก็ให้ไปที่ Sent Item เปิดเมล์ฉบับที่ต้องการ Recall เลือก Menu Other Actions กด Recall This Message
2. จากนั้นก็จะมีหน้าต่างขึ้นมาเหมือน Outlook 2003 ให้เลือก 2 ตัวเลือก :
1. ใน Outlook version 2007 ก็เช่นเดียวกับ version 2003 เมื่อเราต้องการใช้ Function Recall Message
ก็ให้ไปที่ Sent Item เปิดเมล์ฉบับที่ต้องการ Recall เลือก Menu Other Actions กด Recall This Message
2. จากนั้นก็จะมีหน้าต่างขึ้นมาเหมือน Outlook 2003 ให้เลือก 2 ตัวเลือก :
ตัวเลือกที่ 1 จะทำการลบ E-mail ที่ Recall ถาวรเลยหรือไม่
ตัวเลือกที่ 2 จะเอา E-mail นั้น กลับมาแก้ไขและส่งใหม่
ซึ่งวิธีการ Recall และ ขั้นตอนการตอบกลับต่าง ๆ ก็จะเหมือนใน Version 2003
Function Recall ใน “Outlook 2010” สำหรับการเรียกคืน E-Mail
หน้าตาและเมนูใน Outlook Version 2010 ทาง Microsoft ได้ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงในหลายส่วนทั้งการเพิ่มฟีตเจอร์ใหม่ ๆ รวมถึงการจัดวางตำแหน่งไอคอนของ Outlook ทำให้ใช้งานได้ง่ายมากขึ้น แต่การทำงานในส่วนเดิมก็ยังมีอยู่เพียงแต่อาจจะถูกย้ายตำแหน่งเพื่อความสะดวกและความสวยงามแค่นั้นเอง
1.การเรียกใช้ Function Recall ใน Outlook 2010 เองก็ทำเหมือน Version ก่อน ๆ นั่นก็คือไปในส่วนของ Send Item แล้วทำการ Double Clicks E-mail ที่ต้องการจะ Recall จากนั้นก็สังเกตุไอคอนเล็ก ๆ ที่มีชื่อว่า More Action ตามภาพตัวอย่างได้เลยครับ เราก็จะเจอปุ่ม Recall Message ส่วนกระบวนการทำงานก็เหมือน Version เดิมทุกประการครับ
2.เมื่อกดปุ่ม Recall Message ก็จะได้หน้าต่างตัวเลือกเหมือน Version แบบในรูปครับ
หน้าตาและเมนูใน Outlook Version 2010 ทาง Microsoft ได้ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงในหลายส่วนทั้งการเพิ่มฟีตเจอร์ใหม่ ๆ รวมถึงการจัดวางตำแหน่งไอคอนของ Outlook ทำให้ใช้งานได้ง่ายมากขึ้น แต่การทำงานในส่วนเดิมก็ยังมีอยู่เพียงแต่อาจจะถูกย้ายตำแหน่งเพื่อความสะดวกและความสวยงามแค่นั้นเอง
1.การเรียกใช้ Function Recall ใน Outlook 2010 เองก็ทำเหมือน Version ก่อน ๆ นั่นก็คือไปในส่วนของ Send Item แล้วทำการ Double Clicks E-mail ที่ต้องการจะ Recall จากนั้นก็สังเกตุไอคอนเล็ก ๆ ที่มีชื่อว่า More Action ตามภาพตัวอย่างได้เลยครับ เราก็จะเจอปุ่ม Recall Message ส่วนกระบวนการทำงานก็เหมือน Version เดิมทุกประการครับ
2.เมื่อกดปุ่ม Recall Message ก็จะได้หน้าต่างตัวเลือกเหมือน Version แบบในรูปครับ
Function Recall ใน “Outlook 2013” สำหรับการเรียกคืน E-Mail
หน้าตาของ Outlook Version 2013 นั้นจะแตกต่างจาก Version 2010 อยู่บ้างแต่คุณสามารถปรับปุ่มต่าง ๆ รวมถึงธีมให้ไปเหมือน Version 2010 ได้หากคุณชอบ
หน้าตาของ Outlook Version 2013 นั้นจะแตกต่างจาก Version 2010 อยู่บ้างแต่คุณสามารถปรับปุ่มต่าง ๆ รวมถึงธีมให้ไปเหมือน Version 2010 ได้หากคุณชอบ
1.วิธีการ Recall เหมือนเดิมทุกประการครับเพียงแต่การเก็บปุ่ม Recall อาจจะต้อง Click หลายครั้งหน่อย
2. Message ตัวเลือก Recall ก็เหมือน Version ก่อน ๆ ครับ
Function Recall ใน “Outlook 2016” สำหรับการเรียกคืน E-Mail
Outlook Version 2016 หน้าตาและฟังก์ชั่นการใช้งาน ก็เหมือนใน Version 2013 แทบทุกประการ
1. Function Recall Version 2016 เหมือนกันกับ Version 2013 แทบทุกอย่าง
2. Message ตัวเลือก Recall ก็เหมือน Version ก่อน ๆ เช่นเดิมครับ
Outlook Version 2016 หน้าตาและฟังก์ชั่นการใช้งาน ก็เหมือนใน Version 2013 แทบทุกประการ
1. Function Recall Version 2016 เหมือนกันกับ Version 2013 แทบทุกอย่าง
2. Message ตัวเลือก Recall ก็เหมือน Version ก่อน ๆ เช่นเดิมครับ
ที่มา : www.ar.co.th
0 ความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น